time to report?

Is your project in full swing and is it approaching the time to submit an application for payment? This page is intended to help you with your reporting. Of course, we at the office are also available to assist you!

To apply for payment

To get paid for your project, you need to apply for it in different ways depending on what you need. If you want money in advance, you can apply for an advance payment. If you want part of the money before your project is completed, you can apply for partial payments. When you are done with the project, you apply for final payment.

To apply for payment, go to the Swedish Board of Agriculture's system where you previously applied for project support. It is important to report your project correctly, and there can be a lot to consider. We at the development office are here to help you. If you want, we can book a time to go through your first report together. Don't hesitate to contact us!

Contact the development office
I want to report a subproject

Three different payment options

Before start

Advance payment

You can receive up to 50 percent of the total support as an advance, with a maximum amount of 250,000 kronor. The EU contributes to part of this amount and another part comes from Sweden. Keep in mind that the highest advance amount is limited to the part that comes from Sweden. The exact amount is stated in your support decision.

You can apply for an advance immediately after the Swedish Board of Agriculture has given you your decision.

When you apply for an advance, you do not need to report any expenses, but you must report the expenses for this amount when you apply for final payment. Note that government authorities, regions, and municipalities cannot apply for advance payment.

I want to apply for an advance

During the course of the project

Partial payment

You can apply for partial payment one or more times, and you decide how often it is done. We recommend that you apply for payment within three months from the start of the project and then regularly throughout the project period.

You must include all documentation from the period you are applying for partial payment for and have paid all expenses.

In your application, you describe what has happened in your investment or project and how the reported expenses have been used.

For more help on applying for a partial payment, scroll further down the page.

Keep in mind that the development office is available to support you throughout the process, and you can book a time to go through the first report together.

when you are done

Final payment

An application for final payment must be made no later than the end date stated in your support decision and be completed with your investment or project. When you apply for final payment, you should make a final report in the e-service where you describe what you have done and answer questions about, among other things, goals and results.

If you apply for final payment too late, your support will decrease by 1 percent of the payment amount for each day the application is delayed. If your application is submitted more than 25 days late, you will receive no money at all for your application for final payment.

I want to make a final payment

To apply for a partial payment

Reporting can feel both dull and heavy, but it usually works well!

What you should keep in mind is:

  • The costs you report must be paid within the period you are reporting.
  • Payment evidence must be included for all costs that are not salary.
  • Compensation for travel with a personal car is always reimbursed at a flat rate of 40 SEK/mile, regardless of your actual cost.
  • Compensation for lunch and dinner is always reimbursed at a flat rate of 100 SEK (excluding VAT) per person, regardless of your actual paid amount.
  • Compensation for snacks can be reimbursed up to 60 SEK (excluding VAT) per person.
  • Keep track of all documentation from the start, it makes it easier to report. Save all documentation such as invoices, payment evidence, contracts, quotes, delivery notes, and other documents that refer to the documentation.
  • In addition to the information that an invoice must always contain, the invoice should be linked to an activity related to your investment or project and be addressed to and paid by you as the applicant for support.
  • It is important that you separately report the project's expenses from regular operations in your accounting.

Does it feel complicated? Don't worry, we are here to help you!

Payment evidence

Include payment evidence for all expenses you are applying for payment for. The payment evidence should show that you, as the grant recipient, have made the payment. The payment evidence should also show that your expense is paid within the period you are applying for payment for (by the day the payment application is submitted).

These are different types of payment evidence:

  • Printout of payment via online banking
  • Payment order for bank and plusgiro along with account statement
  • Receipt from the bank
  • Account statement showing a payment via direct debit
  • Pay slip
  • Receipt for cash, card, and Swish payment (combined with account statement or bookkeeping extract if it is not clear on the receipt who paid).

Organizations with a central finance function can apply for an exemption from the requirement for payment evidence!

If you are a municipality, a region, an authority, or an organization with a central finance function, you can apply for an exemption from the requirement for payment evidence. A central finance function means a finance function that handles accounting and payments centrally for an organization with multiple offices in different locations and where the organization and all offices have the same organization number.

To obtain an exemption, among other things, the organization must demonstrate in a description how they can guarantee that the invoices they report in a payment application are paid.

Here you can apply for an exemption from the requirement for payment evidence.

Särredovisning

I din bokföring, redovis de utgifter och intäkter som hör till investeringen eller projektet separat från utgifter och intäkter som hör till annan verksamhet. Om du inte har redovisat separat, kan det leda till ett avdrag på ditt stöd.

För att visa att du har särredovisat, bifoga huvudboken vid varje ansökan om utbetalning.

Upphandling

Kolla om du måste göra en upphandling!

Statliga myndigheter, kommuner, regioner och länsstyrelser måste alltid göra upphandling. Även andra juridiska personer som aktiebolag, stiftelser och ideella föreningar kan behöva göra det. Om du måste göra upphandling ska du köpa in det du behöver för investeringen eller projektet genom upphandling. Spara alla handlingar som hör till upphandlingarna. Du kanske måste lämna in handlingar som visar om din organisation måste göra upphandling eller inte.

Read more Om offentlig upphandling (upphandlingsmyndigheten.se)

Utgifter för personal

Exempel på kostnader för personal är månadslöner, timlöner, arvoden och andra utgifter för personal. Personalkostnader kan gälla för heltidsarbete, en viss procent av arbetstiden eller ett specificerat antal arbetstimmar i insatsen. Vid första delrapporten eller när en ny person anställs, bör en kopia av anställningsavtalet alltid skickas med. Detta avtal bör innehålla information om hur stor del av en heltidstjänst den anställde arbetar samt underlag för eventuella förmåner.

  • Om du har anställd personal med månadslön som arbetar en specifik procentsats, måste du bifoga en lönespecifikation. Specifikationen bör innehålla information om bruttolön och utbetalningsdatum. Utbetalningsdatumet är det som fungerar som redovisningsdatum.

  • Om din personal med månadslön arbetar i projektet med angivna arbetstimmar, måste du inkludera en lönespecifikation samt använda blanketten ”Beräkning timlön”.

  • Om du har personal som arbetar på timlön i projektet, räcker det att skicka in deras individuella lönespecifikationer.

För all personal som arbetar på timlön i insatsen, måste du föra en projektdagbok där du dokumenterar:

  • Antal arbetade timmar per dag för varje person.
  • Beskrivning av arbetsuppgifterna för de dagar personen har arbetat.
Schablon 44,31 %

Har du lönekostnader? Då kan du använda denna schablon för att täcka kostnader som arbetsgivaravgifter och pensioner. Du behöver inte inkludera några underlag eller referenser. Du behöver bara ange schablonen som en kostnad på din lönekostnad.

För att ansöka om utbetalning av schablonen, lägger du till den som en egen utgift och räknar själv ut summan.

Så här beräknar du schablonen:
Exempel: Leader Lappland har betalat ut en lön på 20 000 kronor (brutto). För att räkna ut schablonen multiplicerar vi 20 000 kr med 0,4431, vilket ger ett schablonpåslag på 8 862 kronor.

Denna summa, 8 862 kronor, fyller du i som en separat post under utgifter i din ansökan om utbetalning.

Indirekta kostnader 15%

Indirekta kostnader, även kända som OH-kostnader, är utgifter som inte är direkt knutna till någon specifik aktivitet i investeringen eller projektet, men ändå är nödvändiga för att du ska kunna genomföra det. Om du har lönekostnader kan du vara berättigad till denna schablon. Schablonen redovisas enbart som en tilläggskostnad till lönekostnaden, utan att några underlag eller referenser behövs. Här ingår alla kostnader relaterade till personal, exempelvis inköp av datorer, papper, skrivare och telefoner.

För att ansöka om utbetalning av de indirekta kostnaderna, lägger du till den som en egen utgift och räknar själv ut summan.

Så här räknar du ut schablonen:
Exempel: Leader Lappland har betalat ut en lön på 20 000 kronor (brutto) och har ett schablonpåslag på 8 862 kronor (se uträkningen ovan). Den totala lönesumman blir då 28 862 kronor.

De indirekta kostnaderna är 15 % av den totala lönekostnaden (lön brutto + schablon): 28 862 x 0,15 = 4 329.

Denna summa, 4 329 kronor, skriver du sedan in som en separat post under utgifter i din ansökan om utbetalning.

Ersättning för resor med egen bil

När du använder din egen bil för resor ersätts alltid kostnaderna med en fast schablon på 40 kronor per mil. För att ansöka om ersättning måste du bifoga en körjournal som underlag.

Om du till exempel har rest 10 mil, kan du ansöka om ersättning för 10 x 40 kr = 400 kronor.

Ersättning för fika

Om du har kostnader för fika i samband med extern representation, det vill säga när du har deltagare från utanför din egen organisation, och du önskar ansöka om ersättning, måste du spara betalningsbevis tillsammans med faktura eller kvitto. Därutöver, behöver du hålla deltagarlistor och ge en förklaring till dessa kostnader. Dessa utgifter mäste även bidra till att uppnå målet med projektet och finnas med i din budget.

När du ansöker om utbetalning, ska du redovisa de faktiska fikakostnaderna, dock högst 60 kronor exklusive moms (68 kr inklusive moms) per person.

Ersättning för lunch och/eller middag

Om du har kostnader för lunch eller middag i samband med extern representation, det vill säga när du har deltagare från utanför din egen organisation, ska du upprätta deltagarlistor och ha en förklaring till dessa kostnader. Dessa utgifter ska även bidra till att uppnå målet med projektet och finnas med i din budget.

När du ansöker om utbetalning, kan du sedan redovisa kostnaderna med en schablon på 100 kronor exklusive moms (112 kr inklusive moms) per person och måltid, oavsett den faktiska kostnaden.

Konferenser

Om du har kostnader för en konferens som är en del av din budget och stödbeslut, är det viktigt att spara konferensprogrammet samt en lista med namnen på de externa deltagarna och deras organisationer.

Vid ansökan om utbetalning av stödet redovisar du de faktiska kostnaderna för lunch, middag och fika som är kopplade till konferensen.

Inköp av begagnad utrustning

För att erhålla stöd för begagnad utrustning krävs ett intyg som verifierar följande:

  1. Den tidigare ägaren av utrustningen har inte erhållit stöd för inköpet av den.
  2. Utrustningen uppfyller de tekniska kraven.
  3. Priset för utrustningen ligger inom marknadsvärdet och är lägre än vad en ny utrustning skulle kosta.

För att uppfylla detta krav använder du blanketten; Intyg för begagnad utrustning