dags att redovisa?

Är ditt projekt i full fart och det närmar sig läge att skicka in en ansökan om utbetalning? Denna sida är avsedd att hjälpa dig med din redovisning. Givetvis är vi på kontoret också tillgängliga för att assistera dig!

Att ansöka om utbetalning

För att få betalt för ditt projekt, behöver du ansöka om det på olika sätt beroende på vad du behöver. Om du vill ha pengar i förväg, kan du ansöka om förskottsbetalning. Om du vill ha en del av pengarna innan ditt projekt är klart, kan du ansöka om delbetalningar. När du är klar med projektet, ansöker du om slutbetalning.

För att ansöka om betalning, går du till Jordbruksverkets system där du tidigare ansökte om projektstöd. Det är viktigt att redovisa ditt projekt rätt, och det kan vara en del att tänka på. Vi på utvecklingskontoret finns här för att hjälpa dig. Om du vill kan vi boka en tid för att gå igenom din första redovisning tillsammans. Tveka inte att kontakta oss!

Kontakta utvecklingskontoret

Jag vill redovisa ett delprojekt

Tre olika utbetalningsmöjligheter

Innan start

Förskottsutbetalning

Du kan få upp till 50 procent av det totala stödet som förskott, med ett maximalt belopp på 250 000 kronor. EU bidrar till en del av detta belopp och en annan del kommer från Sverige. Tänk på att det högsta förskottsbeloppet begränsas till den del som kommer från Sverige. Det exakta beloppet framgår av ditt stödbeslut.

Du kan ansöka om ett förskott direkt efter att Jordbruksverket har gett dig ditt beslut.

När du ansöker om förskott behöver du inte redovisa några utgifter, men du måste redovisa utgifterna för detta belopp när du ansöker om slututbetalning. Observera att statliga myndigheter, regioner och kommuner inte kan ansöka om förskottsutbetalning.

Jag vill ansöka om ett förskott

Under projektets gång

Delutbetalning

Du kan ansöka om delutbetalning en eller flera gånger, och du bestämmer hur ofta det görs. Vi rekommenderar att du ansöker om utbetalning inom tre månader från projektets start och sedan regelbundet under hela projekttiden.

Du måste inkludera all dokumentation från den period du ansöker om delutbetalning för och ha betalat alla utgifter.

I din ansökan beskriver du vad som har hänt i din investering eller projekt och hur de redovisade utgifterna har använts.

För mer hjälp om att ansöka om en delutbetalning, scrolla längre ner på sidan.

Tänk på att utvecklingskontoret finns tillgängligt för att stödja dig genom hela processen, och du kan boka en tid för att tillsammans gå igenom den första redovisningen.

när du är klar

Slututbetalning

En ansökan om slututbetalning måste göras senast det slutdatum som står i ditt beslut om stöd och vara klar med din investering eller ditt projekt. När du ansöker om slututbetalning ska du göra en slutredovisning i e-tjänsten där du beskriver vad du har gjort och svarar på frågor om bland annat mål och resultat.

Om du söker slututbetalning för sent minskar ditt stöd med 1 procent av utbetalningsbeloppet för varje dag som ansökan är försenad. Om din ansökan kommer in mer än 25 dagar för sent får du inga pengar alls för din ansökan om slututbetalning.

Jag vill göra en slututbetalning

Att ansöka om en delutbetalning

Att redovisa kan kännas både trist och tungt, men det brukar fungera bra!

Det som du bör tänka på är:

Kostnaderna som du redovisar måste vara betalda inom den period du redovisar.
Betalningsbevis måste finnas med för alla kostnader som inte är lön.
Ersättning för resor med egen bil ersätts alltid med en schablon på 40 kr/mil, oavsett din faktiska kostnad.
Ersättning för lunch och middag ersätts alltid med en schablon på 100 kr (exklusive moms) per person, oavsett ditt faktiska betalda belopp.
Ersättning för fika kan ersättas med högst 60 kronor (exklusive moms) per person.
Håll ordning på alla underlag redan från början, det gör det lättare att redovisa. Spara alla underlag såsom fakturor, betalningsbevis, avtal, offerter, följesedlar och andra dokument som refererar till underlagen.
Förutom den information som en faktura alltid ska innehålla, bör fakturan kunna kopplas till en aktivitet som rör din investering eller ditt projekt och vara adresserad till och betald av dig som söker stödet.
Det är viktigt att du i din bokföring särredovisar projektets utgifter från ordinarie verksamhet.

Känns det krångligt? Oroa dig inte, vi finns här för att hjälpa dig!

Betalningsbevis

Skicka med betalningsbevis för alla utgifter du ansöker om utbetalning för. Betalningsbevisen ska visa att du som är stödmottagare har gjort betalningen. Betalningsbeviset bör också visa att din utgift är betald inom den period du ansöker om utbetalning för (senast den dag ansökan om utbetalning kommer in).

Det här är olika typer av betalningsbevis:

Utskrift av betalning via internetbank
Betalorder för bank- och plusgiro tillsammans med kontoutdrag
Kvittens från banken
Kontoutdrag som visar en betalning via autogiro
Lönespecifikation
Kvittens vid kontant-, betalkorts- och Swishbetalning (kombineras med kontoutdrag eller utdrag ur bokföringen om det inte framgår på kvittot vem som betalat).

Organisationer med en central ekonomifunktion kan ansöka om undantag från kravet på betalningsbevis!

Om du är en kommun, en region, en myndighet eller en organisation med en central ekonomifunktion kan du ansöka om undantag från kravet på betalningsbevis. Med central ekonomifunktion menas en ekonomifunktion som hanterar bokföring och betalningar centralt för en organisation med flera kontor på olika platser och där organisationen och alla kontor har samma organisationsnummer.

För att få undantag krävs bland annat att organisationen kan visa i en beskrivning hur de kan garantera att fakturorna som de redovisar i en utbetalningsansökan är betalda

Här kan du ansökan om undantag från kravet på betalningsbevis

Särredovisning

I din bokföring, redovis de utgifter och intäkter som hör till investeringen eller projektet separat från utgifter och intäkter som hör till annan verksamhet. Om du inte har redovisat separat, kan det leda till ett avdrag på ditt stöd.

För att visa att du har särredovisat, bifoga huvudboken vid varje ansökan om utbetalning.

Upphandling

Kolla om du måste göra en upphandling!

Statliga myndigheter, kommuner, regioner och länsstyrelser måste alltid göra upphandling. Även andra juridiska personer som aktiebolag, stiftelser och ideella föreningar kan behöva göra det. Om du måste göra upphandling ska du köpa in det du behöver för investeringen eller projektet genom upphandling. Spara alla handlingar som hör till upphandlingarna. Du kanske måste lämna in handlingar som visar om din organisation måste göra upphandling eller inte.

Läs mer Om offentlig upphandling (upphandlingsmyndigheten.se)

Utgifter för personal

Exempel på kostnader för personal är månadslöner, timlöner, arvoden och andra utgifter för personal. Personalkostnader kan gälla för heltidsarbete, en viss procent av arbetstiden eller ett specificerat antal arbetstimmar i insatsen. Vid första delrapporten eller när en ny person anställs, bör en kopia av anställningsavtalet alltid skickas med. Detta avtal bör innehålla information om hur stor del av en heltidstjänst den anställde arbetar samt underlag för eventuella förmåner.

Om du har anställd personal med månadslön som arbetar en specifik procentsats, måste du bifoga en lönespecifikation. Specifikationen bör innehålla information om bruttolön och utbetalningsdatum. Utbetalningsdatumet är det som fungerar som redovisningsdatum.
Om din personal med månadslön arbetar i projektet med angivna arbetstimmar, måste du inkludera en lönespecifikation samt använda blanketten ”Beräkning timlön”.
Om du har personal som arbetar på timlön i projektet, räcker det att skicka in deras individuella lönespecifikationer.

För all personal som arbetar på timlön i insatsen, måste du föra en projektdagbok där du dokumenterar:

Antal arbetade timmar per dag för varje person.
Beskrivning av arbetsuppgifterna för de dagar personen har arbetat.

Schablon 44,31 %

Har du lönekostnader? Då kan du använda denna schablon för att täcka kostnader som arbetsgivaravgifter och pensioner. Du behöver inte inkludera några underlag eller referenser. Du behöver bara ange schablonen som en kostnad på din lönekostnad.

För att ansöka om utbetalning av schablonen, lägger du till den som en egen utgift och räknar själv ut summan.

Så här beräknar du schablonen:
Exempel: Leader Lappland har betalat ut en lön på 20 000 kronor (brutto). För att räkna ut schablonen multiplicerar vi 20 000 kr med 0,4431, vilket ger ett schablonpåslag på 8 862 kronor.

Denna summa, 8 862 kronor, fyller du i som en separat post under utgifter i din ansökan om utbetalning.

Indirekta kostnader 15%

Indirekta kostnader, även kända som OH-kostnader, är utgifter som inte är direkt knutna till någon specifik aktivitet i investeringen eller projektet, men ändå är nödvändiga för att du ska kunna genomföra det. Om du har lönekostnader kan du vara berättigad till denna schablon. Schablonen redovisas enbart som en tilläggskostnad till lönekostnaden, utan att några underlag eller referenser behövs. Här ingår alla kostnader relaterade till personal, exempelvis inköp av datorer, papper, skrivare och telefoner.

För att ansöka om utbetalning av de indirekta kostnaderna, lägger du till den som en egen utgift och räknar själv ut summan.

Så här räknar du ut schablonen:
Exempel: Leader Lappland har betalat ut en lön på 20 000 kronor (brutto) och har ett schablonpåslag på 8 862 kronor (se uträkningen ovan). Den totala lönesumman blir då 28 862 kronor.

De indirekta kostnaderna är 15 % av den totala lönekostnaden (lön brutto + schablon): 28 862 x 0,15 = 4 329.

Denna summa, 4 329 kronor, skriver du sedan in som en separat post under utgifter i din ansökan om utbetalning.

Ersättning för resor med egen bil

När du använder din egen bil för resor ersätts alltid kostnaderna med en fast schablon på 40 kronor per mil. För att ansöka om ersättning måste du bifoga en körjournal som underlag.

Om du till exempel har rest 10 mil, kan du ansöka om ersättning för 10 x 40 kr = 400 kronor.

Ersättning för fika

Om du har kostnader för fika i samband med extern representation, det vill säga när du har deltagare från utanför din egen organisation, och du önskar ansöka om ersättning, måste du spara betalningsbevis tillsammans med faktura eller kvitto. Därutöver, behöver du hålla deltagarlistor och ge en förklaring till dessa kostnader. Dessa utgifter mäste även bidra till att uppnå målet med projektet och finnas med i din budget.

När du ansöker om utbetalning, ska du redovisa de faktiska fikakostnaderna, dock högst 60 kronor exklusive moms (68 kr inklusive moms) per person.

Ersättning för lunch och/eller middag

Om du har kostnader för lunch eller middag i samband med extern representation, det vill säga när du har deltagare från utanför din egen organisation, ska du upprätta deltagarlistor och ha en förklaring till dessa kostnader. Dessa utgifter ska även bidra till att uppnå målet med projektet och finnas med i din budget.

När du ansöker om utbetalning, kan du sedan redovisa kostnaderna med en schablon på 100 kronor exklusive moms (114 kr inklusive moms) per person och måltid, oavsett den faktiska kostnaden.

Konferenser

Om du har kostnader för en konferens som är en del av din budget och stödbeslut, är det viktigt att spara konferensprogrammet samt en lista med namnen på de externa deltagarna och deras organisationer.

Vid ansökan om utbetalning av stödet redovisar du de faktiska kostnaderna för lunch, middag och fika som är kopplade till konferensen.

Inköp av begagnad utrustning

För att erhålla stöd för begagnad utrustning krävs ett intyg som verifierar följande:

Den tidigare ägaren av utrustningen har inte erhållit stöd för inköpet av den.
Utrustningen uppfyller de tekniska kraven.
Priset för utrustningen ligger inom marknadsvärdet och är lägre än vad en ny utrustning skulle kosta.

För att uppfylla detta krav använder du blanketten; Intyg för begagnad utrustning