Att genomföra ett delprojekt
Har ditt delprojekt godkänts? Dags att omvandla idén till verklighet? Vi är med dig hela vägen.
STARTA IGÅNG DELPROJEKTET
Från idé till verklighet!
När du utför ditt delprojekt är det viktigt att följa projektplanen och noggrant gå igenom den en gång till innan du börjar. Ett bra tips, om flera personer är involverade i projektet, är att nu komma överens om en arbetsordning. Bestäm datum för regelbundna projektmöten där ni analyserar och dokumenterar de åtgärder som ni har genomfört och de framtida uppgifter som ni har.
Vi önskar att du lyckas och stöttar dig därför under hela genomförandet!
Eftersom beslutet grundar sig på ansökan med projektplan och budget, är det viktigt att meddela och få godkännande från utvecklingskontoret om det uppstår avvikelser. Annars kan stödet eventuellt inte utbetalas. Självklart hjälper vi dig att justera projektplanen vid behov.
Tänk på att det är möjligt att ansöka om förskott!
Blanketten för ansökan om förskott finns längre ner på sidan.
Läs ditt stödsbeslut för delprojektet noga – där hittar du allt du behöver veta!
Detta beslut innehåller viktig information om vad du behöver göra när du genomför din insats. Läs även bilagan till beslutet, ”Villkor för delprojekt inom Paraplyprojekt”.
Använd rätt logotyper
Låt det vara känt att ditt delprojekt är ett leaderprojekt.
Det är viktigt att delprojekten som erhåller leaderfinansiering tydligt viser de korrekta logotyperna. Detta innefattar inte bara tryckt material såsom annonser och informationsblad, utan också på webbsidor och sociala medieplattformar som TikTok, Facebook och Instagram.
Vi är glada att kunna bistå när ni delar information om er satsning via våra kanaler. Använd gärna taggar för att uppmärksamma oss på era framsteg och händelser.
De korrekta logotyperna för respektive paraplyprojekt kan hämtas längre ner på sidan.
inga intäkter
Låt aktiviteterna vara gratis
I ett delprojekt får ni inte ha intäkter. Detta inkluderar till exempel intäkter från entréavgifter eller försäljning av fika.
Om ni är osäkra på om era planer kan leda till intäkter, är ni välkomna att direkt kontakta utvecklingskontoret. Vi hjälper gärna er att tillsammans klargöra detta.
Avsluta delprojektet
Redovisa dina resultat
När du avslutar ditt delprojekt och betalar alla kostnader, är det dags att göra en redovisning.
Vid slutredovisningen ska du, förutom den ekonomiska redovisningen, lämna in en skriftlig rapport om genomförandet och resultaten. Du bör lämna in slutredovisningen senast en månad efter avslutad delaktivitet.
Tänk också på att eventuella rättigheter till material och liknande som du utvecklar inom delprojektet tillhör Leader Lappland.
Checklista
Skicka in följande
- Ifyllt blankett för slutrapportering
- Fakturor och kvitton
- Betalningsbevis
- Körjournal (om delprojektet inkluderar milersättning)
- Deltagarlista (om delprojektet har kostnader för mat)
- Kopior av tryckt material
- Bilder från delprojektets aktiviteter (frivilligt men önskvärt)
Ekonomisk redovisning
Redovisa kvitton
För att redovisa dina utgifter, måste du skicka in kopior av kvitton som bekräftar kort- eller Swish-betalningar. Notera att kontantbetalda utgifter inte kan ersättas. Var medveten om detta när du samlar dina kvitton.
Redovisa fakturor
Du ska skicka in kopior av fakturor tillsammans med följesedlar och andra relevanta dokument som fakturan refererar till. Fakturan ska tydligt inkludera följande information:
- Fakturan är knuten till delaktiviteten och adresserad direkt till dig som ansöker om stöd.
- Specificering av vilket bank-/postgiro eller kontonummer fakturan ska betalas till.
- Klara uppgifter om fakturanummer och fakturadatum.
- Tydlig information om vad som har köpts eller betalats för.
- Klara angivelser av totala beloppet för fakturan, både exklusive och inklusive moms.
TIPS!
Om du har aktiviteter planerade under sommaren är det bra att komma ihåg att semestertider kan påverka utskicket av fakturor från leverantörer och eventuellt försena dem.
Ekonomisk redovisning
Betalningsbevis
Skicka även med bevisen på att utgiften är betald. Dessa kan du enkelt ladda från internetbanken. På betalbeviset vill vi att följande information finns:
- Betalningsdatum
- Betalt belopp
- Avsändare (vilket konto pengarna dragits ifrån)
- Mottagare (att betalningen gått till samma plusgiro-, bankgiro eller kontonummer som står på fakturan)
- Tänk på att det ska framgå att betalningen är genomförd. Observera att ”omgående betalning” inte anses vara en genomförd betalning.
När du betalar med kort eller Swish, kan du bevisa betalningen genom att använda ett kontoutdrag. Eftersom det inte klart framgår på kvittot vem som utförde betalningen.
Övrig redovisning
Redovisa resor
Om du har kostnader för milersättning, måste du skicka in en körjournal som tydligt visar vem som har kört, antal körda mil, den avverkade sträckan och resans syfte. Om det uppstår kostnader för tåg, buss eller andra biljetter, inkluderar du dessa i din redovisning.
Redovisa mat och fika
Har du kostnader för mat och/eller fika, måste du fylla i deltagarlistor som visar vilka personer som har ätit eller fikat. Alla ätbara föremål måste redovisas med dessa listor, oavsett om det är frukt, godis, fika eller lunch/middag. Du kan ladda ner en mall för deltagarlistor eller använda en egen lista.
Redovisa ideell tid
Tänk på att från början dokumentera alla timmar du ägnar åt delaktiviteten. Det är lätt att glömma, men det har stor betydelse för Leader Lappland att kunna visa din kommun hur mycket tid du investerar i dessa aktiviteter!
Mallar och blanketter
Föreningsboosten
Här hittar du de mallar och blanketter som behövs både vid genomförande och slutredovisning av delprojekt inom paraplyprojektet Föreningsboosten!
Glöm inte att inkludera era bilder! 📷
Tänk på att om det finns bilder på personer måste dessa ge sitt medgivande för att vara med på bilden eftersom vi kan komma att använda dessa till både hemsida och sociala medier!
Frågor? Hör av dig till oss!
Vad innebär det att redovisa ideell tid?
Leader uppskattar det ideella engagemang som utgör grund för alla aktiviteter och projekt. Att inkludera ideella arbetsinsatser blir en viktig del när du redovisar.
Ideell tid representerar inte pengar som betalas eller mottas, men den utgör värdefull tid som investeras i aktiviteter och projekt när du väljer att använda din fritid för att bidra till din bygd.
För personer mellan 13-15 år värderas ideell tid till 50 kr per timme, och för alla som är 16 år och äldre är det 220 kr per timme.
Praktiskt hjälparbete, som att marknadsföra en aktivitet eller delta i byggprojekt, räknas som ideell tid. Alla i gruppen som inte erhåller betalning för sin insats klassificeras som ideella arbetare eftersom de agerar av eget intresse.